ייעול עסקי דיגיטלי - כך תוכנה חכמה משנה את השירות

איך עסקים מתקדמים ב-2025 - שיפור שירות ויעילות תפעולית

ישנן שתי נקודות מרכזיות שכל עסק חייב לקחת בחשבון. במאמר זה נסביר מהן הנקודות החשובות הללו ונרחיב אודות שיפור איכות השירות של העסק שלכם וזאת על ידי כלים שונים, כמו למשל שליחת SMS קבוצתי או מערכות עדכניות יותר לניהול תקשורת עם לקוחות.

מטרות העסק - המטרות המרכזיות

לכל עסק יש מטרות רבות, אך שתי המטרות המרכזיות ביותר הן שהעסק יהיה פרודוקטיבי וכך יגרוף רווחים נאים מדי שנה, ואילו המטרה השנייה קשורה בצורה ישירה אל הראשונה - ייעול העסק ואיכות השירות ללקוחות. המטרה הזו אינה מסתכמת רק במהירות תגובה, אלא גם ביכולת לארגן מידע, לנטר פניות ולספק חוויית שירות רציפה דרך תוכנות CRM ומערכות ניהול מתקדמות.

כיום אפשר לנהל את כלל הקשר עם הלקוחות ממקום אחד: שליחת חשבוניות, תזכורות, הודעות WhatsApp ומיילים אוטומטיים - הכול מתועד ומסונכרן בזמן אמת. כדי לזכות בשתי המטרות הללו חשוב מאוד לייעל את העסק בצורה הטובה ביותר, ככה שהוא ישרת את הלקוחות שלו בצורה המהירה והאיכותית ביותר - ובשנים האחרונות, תוכנה חכמה היא הכלי המרכזי לכך.

מעדכנים את הלקוחות במהירות ובקלות

הדבר הכי חשוב שיש יש לקחת בחשבון הוא שאת מה שאינכם אוהבים לחוות - אל תעשו ללקוחות שלכם. דוגמה לדבר זה יכולה להיות חוסר שקיפות לגבי פעולות שנעשות עבור הלקוח. לקוחות שאינם מקבלים מידע אודות ההתקדמות של הדברים שהובטחו להם, יוצרים מפח נפש.

אחד מהטיפים הראשונים שיש לנו לתת לכם הוא שימוש במערכת תקשורת רב-ערוצית: לא רק SMS, אלא גם WhatsApp עסקי, מייל, התראות Push ואפילו Chatbot המספק מענה ראשוני 24/7. ככה תוכלו לשמור על קשר רציף עם הלקוחות שלכם ולספק להם מידע אודות התקדמות השירות שהם שכרו מהחברה - בין אם זה דו״ח חודשי, הודעת תזכורת או עדכון אישי.

באמצעות תוכנות CRM כמו Zoho, Monday או HubSpot, אפשר גם לתזמן שליחת הודעות מראש, למדוד אחוזי פתיחה ולקבל תמונת מצב מלאה של כל לקוח. בצורה הזאת הלקוח יבין שלא שכחתם אותו, שחשוב לכם לשמור על קשר קבוע, ובמקביל הוא יקבל את כל המידע שחשוב לו במסגרת שירותי העסק - במהירות ובשקיפות.

פרמטרים לשירות איכותי מוצלח

• אמינות ומהימנות - חשוב לספק ללקוח את השירות הטוב ביותר בהתאם לפרמטרים שהובטחו לו בתחילת ההתקשרות.
  • מענה מהיר - היכולת של החברה לספק ללקוח מענה מהיר על ידי שירות אנושי או בוט חכם שמנתב את הפנייה לגורם המתאים.
  • מקצועיות - חשוב שהחברה תספק שירות מקצועי, כולל שימוש בכלים דיגיטליים שמאפשרים לעובדים לעבוד בצורה מסודרת ומבוקרת.
  • נגישות - הלקוח מצפה להגיע אל מערך השירות במהירות ובנוחות. היום, מרבית העסקים בונים פורטל לקוחות או אפליקציה שבה ניתן לעקוב אחרי הזמנות, חשבוניות ופניות בזמן אמת, מבלי להמתין לנציג.
  • יחס אישי - תמיד, הלקוח יחפש יחס אישי ואדיב מנציגי החברה, גם אם חלק מהתהליך נעשה אוטומטית. השילוב של טכנולוגיה למגע אנושי מביא את ההצלחה.
  • סיפוק צרכים וזמינות - הלקוח מצפה שהחברה תמיד תספק את הצרכים שלו, ותהיה זמינה בכל ערוץ - טלפון, וואטסאפ, אתר, או רשת חברתית.

טכנולוגיה שמקדימה את השירות

כיום המערגות מתעדכנות לבינה מלאכותית שמזהה דפוסי פניות חוזרות של לקוחות, מציעה פתרונות אוטומטיים וגם מנתחות שביעות רצון בזמן אמת. לדוגמה, מערכת יכולה לזהות שלקוח פנה פעמיים לגבי אותה בעיה, ולהתריע למנהל השירות עוד לפני שהלקוח מתלונן. ככה תמנעו תסכול ותשפרו את חוויית השירות.

בנוסף, מערכות ניתוח נתונים (Analytics) מאפשרות לעסקים להבין מה הן השעות העמוסות ביותר, איזה מוצרים גורמים לפניות חוזרות, ומה אחוז שביעות הרצון הכללי. המידע הזה משפר מאוד תהליכים פנימיים, מחזק עובדים מצטיינים, ובונה מדיניות שירות שעובדת.

שירות טוב יזכה לתהודה

שירות איכותי שעסק נותן ללקוחות שלו הוא אחד מהדברים הכי חשובים, ככה הוא משמר את הלקוחות הקיימים וגורם לתהודה מוצלחת של החברה מבחינת השירות הנפלא שהיא נותנת. ככה הוא מושך גם קהל לקוחות פוטנציאליים להשכרת שירותי החברה.

שורה תחתונה, אם נדרש מאיתנו לפשט את העניין ולהסביר מה הוא שירות - הדרך הטובה ביותר לומר את זה היא שלכל לקוח יש רמה מסוימת של ציפיות, ושירות טוב הוא שירות שמספק את רמת הציפיות האלה - ובדרך כלל עוקף אותן בזכות החדשנות.

עסק שמשלב מערכות תוכנה חכמות לניהול לקוחות, שירות אוטומטי ובקרה תמידית - לא רק שומר על הלקוחות שלו, אלא גם שם את עצמו כחברה מתקדמת, איכותית שקופה ואמינה.

קרדיט תמונה - freepik