מערכת MyTofsy מאפשרת ליצור טופס לחתימה דיגיטלית מרחוק במהירות ובקלות ללא צורך בהתקנת אפליקציה, עם אפשרות עריכת השדות מהנייד לפני השליחה. הטופס מותאם באופן מלא למובייל כך שהלקוח יכול לחתום מכל מקום באמצעות הטלפון הנייד.
לפניכם מדריך מהיר ליצירת טופס חתימה מרחוק, אין צורך בניסיון או בהכשרה בתחום (מספיק לדעת לעבוד עם MS-WORD - המערכות דומות).
שלבים מהירים ליצירת טופס חתימה דיגיטלית מרחוק:
- 1. התחברו למערכת MyTofsy ולחצו על ״יצירת טופס חדש״
- 2. בחרו טופס דו-שלבי
- 3. הוסיפו שדות בסיסיים: שם מלא, טלפון, אימייל ותאריך
- 4. הוסיפו שדה חתימה דיגיטלית.
- 5. הוסיפו לוגו וצבעי מותג במידת הצורך.
- 6. עברו לתצוגת מובייל ובדקו שהטופס נוח לקריאה ומילוי
- 7. לחצו על ״פרסם טופס״
- 8. כעת לחצו על המשך ליצירת קישור לנמען
- 9. מלאו את השדות עבור הלקוח ניתן לדלג על השלב הזה במקרה כזה הלקוח ימלא את השדות
- לחצו על יצירת קישור לנמען
- העתיקו את הקישור ושתפו אותו בוואטסאפ, SMS או מייל
- 10. לאחר חתימת הלקוח המסמך החתום יישלח לכם אוטומטית למייל.
טיפים חשובים:
- השתמשו בכמה שפחות שדות כדי להגדיל אחוזי השלמה.
- במהלך בניית הטופס הגדירו שדות שרק אתם יכולים למלא - למשל מחיר, במקרה כזה הלקוח
שמקבל את הקישור לא יכול לשנות את הסכום שהכנסתם. (בהגדרות השדה יש לבחור "מילוי
בשלב ראשון בלבד")
- הגדירו שדות חובה רק במקומות חשובים.
- השתמשו בתנאים חכמים כדי להציג רק מידע רלוונטי. מה זה תנאים חכמים?
- בדקו תמיד את חוויית המשתמש במובייל לפני שליחה ללקוחות.
- הוסיפו הודעת תודה בסיום הטופס לשיפור חוויית המשתמש.
יתרונות מרכזיים:
- יצירת טופס תוך דקות.
- חתימה מכל מכשיר ללא התקנת אפליקציה.
- שליחת PDF חתום אוטומטית.
- שמירת כל המסמכים במערכת.
- התאמה מלאה לעבודה מהשטח ומהנייד.
דוגמאות שימוש אמיתיות
חברת שירות שולחת טופס סיום עבודה ללקוח לחתימה מהנייד.
בית ספר שולח טופס הרשמה דיגיטלי להורים.
ועד בית אוסף חתימות דיירים על החלטות בניין.
טכנאי שטח ממלא יומן עבודה ומצרף תמונות מהשטח.
משרד עורכי דין שולח ייפוי כוח לחתימה מרחוק.
למי שרוצה לקחת את האוטומציה שלב אחד קדימה ניתן גם לשלב טופס חתימה מרחוק עם API ו-Webhook. מערכת MyTofsy מאפשרת לשלב טפסי חתימה דיגיטליים עם מערכות חיצוניות באמצעות API ו-Webhooks וכך ליצור תהליך עבודה אוטומטי מלא ללא הזנה ידנית כפולה.
באמצעות ה-API ניתן לשלוח מידע ממערכת CRM, ERP או כל מערכת ארגונית אחרת ישירות אל תוך הטופס לפני שליחתו ללקוח. לדוגמה: שם לקוח, מספר הזמנה, סכום עסקה, כתובת או פרטי חוזה מתמלאים אוטומטית בתוך הטופס. כך הלקוח מקבל טופס מוכן מראש ונדרש רק לבדוק את הנתונים ולחתום דיגיטלית.
לאחר שהטופס נחתם, מערכת MyTofsy יכולה להשתמש ב-Webhook כדי לשלוח את נתוני המילוי, החתימה וה-PDF החתום חזרה למערכות הארגון בזמן אמת. הנתונים יכולים להישלח למערכות CRM , ERP, הנהלת חשבונות, שירות לקוחות או ניהול מסמכים.
דוגמה לתהליך עבודה מלא:
- לקוח חדש נוצר במערכת CRM
- ה- CRM שולח את פרטי הלקוח ל-Tofsy באמצעות API
- Tofsy יוצר טופס חתימה דיגיטלי מרחוק עם כל הנתונים מוכנים מראש
- הלקוח מקבל לינק לחתימה מהנייד
- הלקוח חותם דיגיטלית
- מערכת Tofsy שולחת PDF חתום ונתוני הטופס באמצעות Webhook למערכות ה ERP וה CRM
- הנתונים מתעדכנים אוטומטית במערכת ERP או CRM
יתרונות השילוב:
- חיסכון משמעותי בזמן
- מניעת טעויות הקלדה
- חוויית משתמש מהירה ופשוטה
- אוטומציה מלאה של תהליכים עסקיים
- סנכרון מלא בין מערכות
- שליחת מסמכים לחתימה מכל מקום ובכל מכשיר
- תהליך דיגיטלי מלא ללא ניירת
העולם העסקי הופך לדיגיטלי, ועסקים שמאמצים תהליכים דיגיטליים נהנים מיתרון משמעותי ביעילות, במהירות ובשירות. MyTofsy מאפשרת לכל עסק להתחיל את המעבר לדיגיטל בצורה פשוטה, מהירה ומותאמת לעולם העבודה המודרני.
קרדיט תמונה: MyTofsy
