ארגונים שמגייסים באופן שוטף מתמודדים לעיתים קרובות עם ריבוי מועמדים, משרות פתוחות במקביל ותקשורת מפוזרת בין מגייסים למנהלים. עבודה עם אקסל ואימייל בלבד מפסיקה לספק שליטה ושקיפות כשמספר התהליכים המקבילים עולה, ואז עולה השאלה איזו מערכת גיוס מקוונת מתאימה לארגון. להלן שבע נקודות שכדאי לבדוק לפני קבלת ההחלטה.
1. האם המערכת מתאימה לנפח הגיוס שלכם
מערכת גיוס מקוונת (ATS) רלוונטית במיוחד לארגון שמגייס באופן רציף או מנהל כמה משרות פתוחות במקביל. אין מספר קבוע שממנו חייבים לעבור למערכת כזו, אך סימנים לצורך בה כוללים זמן תגובה איטי, קושי לעקוב אחר סטטוס המועמדים, כפילויות בעבודה ו״איבוד״ מועמדים בין המגייסים למנהלים.
2. אילו יכולות מינימליות חייבות להיות במערכת
לפני שבודקים תכונות מתקדמות, כדאי לוודא שהמערכת כוללת את הבסיס: ניהול Pipeline מסודר, מאגר מועמדים עם יכולת חיפוש, תקשורת ותיעוד מרוכזים, תיאום ראיונות, מערכת הרשאות לפי תפקיד ודוחות בסיסיים. בלי המרכיבים האלה, המערכת לא באמת פותרת את הבעיות של ניהול גיוס באקסל ובאימייל.
3. האם יש הבדל בין ATS רגיל למערכת ניהול מועמדים מתקדמת
מערכת ATS בסיסית מתמקדת בניהול תהליך הגיוס, לרבות קליטת מועמדויות, מיון קורות חיים, מעקב אחר שלבי התהליך ותיאום ראיונות. מערכות מתקדמות עשויות לכלול גם יכולות לניהול קשרי מועמדים, בניית מאגרי טאלנטים, אוטומציות ודוחות מורחבים. ארגונים בינוניים וגדולים וכן חברות השמה עשויים להפיק תועלת רבה יותר מהיכולות המורחבות, בהתאם להיקף הפעילות שלהם.
4. איך המערכת מתמודדת עם אינטגרציות לכלים קיימים
מערכת גיוס מקוונת שאינה מתחברת ליומן, לדוא"ל ולוחות דרושים חיצוניים מייצרת עבודה כפולה. חיבור ליומן מאפשר לסנכרן זמינות של מראיינים ולתאם ראיונות בלי התכתבות מרובה, וחיבור לדוא"ל מאפשר שליחה אוטומטית של זימונים ואישורים. בבחירת ספק, שווה לבקש דוגמאות לאינטגרציות שביצע בעבר עם מערכות דומות לאלה שקיימות בארגון. חברת Niloosoft מתייחסת לשאלות אלה כחלק מהיצע הפתרונות שלה.
5. מה זמן ההטמעה הריאלי
משך ההטמעה של מערכת גיוס משתנה בהתאם לגודל הארגון, מורכבות התהליכים, היקף המידע שצריך להעביר ומספר האינטגרציות הנדרשות. הכנה מוקדמת של שלבי הגיוס, רשימת המשתמשים וההרשאות, תבניות ההודעות וטופסי ההערכה יכולה לייעל את התהליך. לאחר העלייה לאוויר כדאי לנטר את השימוש במערכת ואת הקשיים שעולים במהלך 30, 60 ו-90 הימים הראשונים.
6. איך המערכת שומרת על אבטחת מידע ופרטיות מועמדים
מערכת ATS מנהלת מידע אישי של מועמדים, ולכן על הארגון ועל הספק לבדוק את החובות החלות עליהם לפי חוק הגנת הפרטיות ותקנות אבטחת המידע. בין היתר, כדאי לבחון ניהול הרשאות, שמירת מידע ומחיקתו, גיבויים, ספקי משנה, מיקום אחסון הנתונים והטיפול באירועי אבטחה. ההנחיות העדכניות של הרשות להגנת הפרטיות מדגישות גם את הצורך בהגדרת מטרת המאגר, צמצום מידע שאינו נחוץ ובקרה על הגישה אליו.
7. עד כמה המערכת מתאימה לשוק הישראלי
מערכות בינלאומיות רבות אינן בהכרח מותאמות למונחים, לתהליכים ולשפה המקומיים. כדאי לבדוק אם קיימת תמיכה מלאה בעברית, אם המערכת מכירה במאפיינים ייחודיים לשוק העבודה הישראלי, ואם ניתן לקבל ליווי אישי בעברית בתהליך ההטמעה. התאמה מקומית משפיעה ישירות על קלות האימוץ בקרב מגייסים ומנהלים בארגון.
סיכום
בחירת מערכת גיוס מקוונת מתאימה תלויה בשילוב של נפח הגיוס, יכולות הליבה הנדרשות, איכות האינטגרציות ורמת ההתאמה לשוק המקומי. השוואה שיטתית בין הפרמטרים הללו, לצד בדיקת עמידה בדרישות הגנת הפרטיות, יכולה לחסוך זמן וכאב ראש בטווח הארוך.
קרדיט תמונה: feepikcontributorthailand / magnific
